2023년 8월 졸업예정자는 아래와 같이 졸업 정산 보고서를 제출하여 주시기 바랍니다.

□ 제출대상 : 2023년 8월 졸업예정인 학사, 석사 및 박사(복수학위 포함)

□ 제출방법 : KAIST Portal 로그인 → 학사시스템 → 졸업관리시스템 → 졸업정산보고서

□ 제출기한 : 2023년 7월 17일(월)까지

※ 졸업정산보고서 등록 및 최종승인(학과장)까지 제출기한 내 완료하여야 함.

□ 처리절차 : 졸업정산보고서 작성(졸업예정자) → 각 정산대상 행정부서에서 정산 승인 처리 →

지도교수 승인 → 학과장 최종승인

□ 졸업정산보고서 작성 시 유의사항

1) 인적사항(E-mail) : 카이스트 이메일주소 외 학생 본인의 외부 이메일주소 입력

2) 졸업 후 진로현황 : 진로구분(취업, 진학, 기타) 선택 후 해당 항목을 모두 입력

3) 학위수여식(졸업식) 참석여부 : 학위수여식(졸업식) 참석 여부 입력

□ 학위수여식(졸업식) 참석관련 유의사항

1) 학위수여식 개최일자 : 학위수여식관련 자세한 사항은 추후 별도 안내

2) 학위수여식 참석여부 : 졸업정산보고서(학위수여식 참석 여부)에 “참석”으로 제출한 학생에 한하여

학위수여식(졸업식) 참석이 가능함.

□ 각 정산 대상별 담당부서 및 처리절차 안내

구분	담당부서	담당자 및 연락처	처리절차
위험물	안전팀	졸업정산보고서 승인: 해당 학과 안전업무담당 선생님	.KAIST 위험물 청산보고서 매뉴얼(붙임 참조) .안전팀 홈페이지 접속(safety.kaist.ac.kr)-연구실안전관리 시스템 바로가기 .연구실안전관리시스템상 오류인 경우 안전팀(T. 2342) 문의
도서반납	학술정보 운영팀	류누리 T.2225 (서울캠퍼스) 심은혜(*1-3217)	.대출중인 도서/연체료가 없을 경우 자동 승인 ※ 대출중인 도서/연체료가 있을 경우 반납/결제 후 소속 캠퍼스 도서관에 문의
연구노트	학술정보 개발팀	전남향 T.4473 T.4472	.전자연구노트시스템 연동
차량	안전팀	김송희 T.8000 (서울캠퍼스) 김승기(.*1-3231)	.차량비표 발급자: 안전팀에 차량비표 직접 반납 후 승인 .차량비표 미발급자: 안전팀에서 승인
예비군	예비군대대	진영철 T.1421 (서울캠퍼스) 김승기(*1-3231)	.예비군대대에서 직접 승인
클리닉	클리닉	임은애 T.0500 임효정 T.0501	.진료비 미납 확인 후 클리닉에서 직접 승인 (보고서 등록 후 약 1~2일 소요) ※ 진료비 미납자에 한해 개별 연락

※ 연구노트 제출과 관련해서는 아래 사항을 참고하여 주시기 바랍니다.

1. 제출 대상 : 국가연구개발과제 참여연구원

2. 제출 방법 : Portal-KAIST → 전자연구노트시스템 →자료게시판에 게시된 '전자연구노트시스템

사용자 매뉴얼' 참조

1) 서면연구노트

◦KAIST 포탈→①전자연구노트→②연구노트작성→③연구과제 선택→④본인이름폴더→⑤서면

연구노트 추가→⑥연구책임자 승인→⑦연구노트 번호 자동 부여(노트 표지에 번호 기입)→

⑧표지 이미지 등록→⑨서면연구노트 제출∙인계 신청→연구책임자 승인→⑩제출인 경우

연구노트 관리부서에 제출

· 서면연구노트 제출∙인계 신청은 서면연구노트 표지 이미지 등록 후 가능

· 인계의 경우 인수자가 연구실에 보관 : 인수자는 과제 참여연구원이여야 하며 이외 연구자

를 지정해야 하는 경우 연구책임자가 열람연구원을 추가해야 함

◦관리부서 위치 : 학술문화관 도서관(E9) 2층 학술정보개발팀(L204)

2) 전자연구노트

◦KAIST 포탈→①전자연구노트→②연구노트작성→③연구과제 선택→④본인이름폴더→⑤전자

파일 업로드→⑥시점인증 신청

·전자연구노트는 연구데이터를 포함하여 연구과제 수행 중 작성된 모든 전자파일이 해당됨

·시점인증은 선택사항이나 특허 등 중요 과제의 연구노트의 경우 시점인증을 받아야 함(시점인증 신청 시 연구책임자의 승인 필요)

3. 연구노트 정산 결과 확인 방법

KAIST 포탈→①전자연구노트→②연구노트정산

4. 문의 : 학술정보개발팀 T.4473, T.4472

5. 자주 묻는 질문

1) 학부, 석사 과정 중에 참여한 연구과제에 대해서도 연구노트를 제출해야 되는지

◦KAIST 재학 기간 중에 참여한 모든 연구과제에 대해 연구노트를 제출해야 함

◦교육과제, 기획과제 등‘KAIST 연구노트 관리 지침'이 허용하고 연구책임자가 ’연구노트

작성 제외'로 설정한 경우 작성하지 않아도 됨

2) 연구노트 작성 기간 및 방법

◦연구과제 기간(시작~종료) 중 본인이 참여한 기간으로 이 기간 중 진행한 연구에 대하여

연구노트를 작성해야 함

◦서면의 경우 노트에 작성하며 전자의 경우 다양한 전자 파일로 작성하면 됨

◦서면과 전자 중 선택하여 작성 함.

3) 묶음과제 작성 방법

◦KAIST 포탈→①전자연구노트→②연구노트작성→③묶음과제관리→④묶을 연구과제 설정→

⑤과제묶기→⑥묶은과제중 대표 과제에 연구노트 제출

◦연속 과제나 유사 과제인 경우 묶음과제로 설정하여 대표 연구과제에 연구노트 제출,

이 경우 묶인 다른 과제는 제출로 처리됨

4) 연구책임자 변경 방법

◦연구과제의 연구책임자에게 승인을 받아도 되나 지도교수로 변경하고 싶은 경우 [검색]

버튼을 통해 변경 가능함

◦연구책임자나 지도교수가 퇴직한 경우 '연구노트관리자'로 변경이 가능하나 사유나 연구

과제 상태에 따라 '반려'될 수 있음

5) 미제출사유서 신청 시 주의사항

◦참여과제에 주 기록자가 별도로 있어 '연구 지원 인력으로 주기록자가 있음' 사유를 선택

한 경우 반드시 주 기록자의 승인을 받아야 함

◦졸업 및 퇴직자는 주기록자로 설정할 수 없으며 이 경우 '기타' 항목을 선택하고 사유에

주 기록자 정보를 상세 기록해야 함.

Students who are expecting to graduate in August 2023 are requested to submit the clearance form as follows:

□ Applicability : Undergraduate, master’s and doctoral students who are expecting to graduate in August. 2023(including dual-degree students)

□ How to submit : KAIST Portal log-in → Academic Systems → Graduation management system →

Clearance form

□ Deadline for submission : July 17(Mon), 2023

※ Within the deadline listed above, all processes ranging from registration of the clearance form to obtaining the final approval from the department head should be completed.

□ Process to handle the clearance from : Completion of registration of the clearance form

(prospective graduate) → Approval by responsible administrative departments → Approval by

advisor → Approval by the department head

□ Instructions for completion of registration of the clearance form

1) Personal information(E-mail) : Please enter a non-KAIST e-mail address of the corresponding

student.

2) Career status after graduation : After choosing a career choice (employment, continuation of

studies, others), please enter all the applicable items.

3) Attendance in the commencement ceremony : Please check whether to attend the

commencement ceremony.

□ Precautions of Concerning Attendance in the Commencement Ceremony
1) Commencement Ceremony date isn’t decided yet. If it will be finalized, we will inform the

detailed information in KAIST portal system and your non-KAIST e-mail address.

2) Only students who have checked“attendance” in the clearance form“ are allowed to attend

the commencement ceremony.

□ Departments in charge of respective administrative items to be settled and processing

procedures

Classification	Responsible department	Contact/ staff-in-charge	Processing procedure
Dangerous goods	Safety and Security Team	Report approved: Department Safety Manager	.KAIST Dangerous Substances report Form Manual .Access to (https://safety.kaist.ac.kr - 연구실 안전관리 시스템 바로가기 In case of error in the safety system, contact safety team(2342)
Return of books	Academic Information Management Team	Ext 2225 / Ryu, Nuri *(Seoul campus) Ext *1-3217 eun-hye Sim	Automatic approval if there is no book on loan/overdue fee ※If there is a book on loan/overdue fee, contact your campus library after return/payment
Laboratory notebook	Academic Information Development Team	Ext. 4473 / Nam-Hyang Jeon Ext. 4472	Interoperable with laboratory notebook
Vehicles	Safety & Security Team	Ext 8000 / Song Hee Kim *(Seoul Campus) Ext*1-3231 Seung-Gi Kim	Those who were issued a vehicle registration card are required to return the card to the Safety and Security Team first hand; the Safety and Security Team will grant approval after confirming return. Those who were not issued will be processed as approved by the Safety and Security Team.
Reserve Forces	Reserve Battalion	Ext 1421 / Yeong-Cheol Jin *(Seoul Campus) Ext*1-3231 Seung-Gi Kim	The Reserve Battalion will grant approval firsthand.
Clinic	Clinic	Ext. 0500 / eun-ae Lim	The Clinic will grant approval firsthand. (It takes about 1-2 days after registering the report.) ※ The Clinic will contact the students who have not paid fees individually.

※ With regard to submission of laboratory notebook, Please refer to the following.

1. Who to submit : Researchers participating National R&D Projects

2. How to submit

※ Refer to manual before inquiry

: Please refer to the ELN Data Board ‘User Manual for Electronic Laboratory Notebook System’

1) Written Laboratory Notebook

A) KAIST Portal→ⓐElectronic Laboratory Notebook (ELN)→ⓑWrite laboratory notebooks→

ⓒSelect the project→ⓓSelect the folder with your name→ⓔAdd a laboratory notebook→

ⓕApproval of the research director(ex. professor)→ⓖLaboratory notebook number will be

automatically assigned (Write the assigned number on the cover of the notebook)→

ⓗRegister the cover image→ⓘSubmit & hand over written laboratory notebooks→

ⓙApproval of research director→ⓚIn case of submission, submit to the ELN

department(Academic Information Development Team)

·Submitting and handing over a written laboratory notebook can be done after registering (scanning) the cover image of the written laboratory notebook.

·In case of transfer, the recipient keeps it in the laboratory: the recipient must be a researcher participating in the project, and if a researcher needs to be designated, the research director must add a read authority to the researcher.

B) Location of the managing dept. : Academic Information Development Team (L204) on

the 2nd floor of Academic Cultural Center Library(E9)

2) Electronic Laboratory Notebook

◦KAIST Portal→ⓐElectronic Laboratory Notebook(ELN)→ⓑWrite Electronic Laboratory

Notebook→ⓒSelect the project→ⓓSelect the folder with your name→ⓔUpload electronic

laboratory notebooks→ⓕApply Time-stamp authentication

·The electronic laboratory notebook includes all electronic files created during the research project, including research data.

·Time-stamp certification is optional, but in the case of important research  such as patent-related, Time-stamp certification must be obtained. In this case, approval by a research director is necessary.

3. How to check the settlement result

KAIST Portal→Electronic Laboratory Notebook(ELN)→Settlement

4. Inquiry: Academic Information Development Team T.4473, T.4472

5. Frequently Asked Questions

1) Should I submit laboratory notebook for research projects that I participated in during

the undergraduate or master's program?

A) Laboratory notebook must be submitted for all research projects participated in during

the KAIST enrollment period.

B) If the‘Guidelines for Laboratory Notebooks’such as educational task and planning

task allow it, and the research director sets it to 'Excluding the creation of

laboratory notebook', then no need to write laboratory notebook.

2) How to write laboratory notebooks and how long to write them.

A) During the research project period (start ~ end), you must write a laboratory

notebook for the research conducted during the period you participated in.

B) In the case of written laboratory notebook, write in a notebook, and in the case of

electronic laboratory notebook, you can write it in various files

C) You can choose one of a written laboratory notebook or an electronic laboratory

notebook and write it

3) Bundled Task Management

A) KAIST Portal→ⓐElectronic Laboratory Notebook(ELN)→ⓑWrite Electronic Laboratory

Notebook→ⓒSelect Bundled Task Management→ⓓBundled Task→ ⓔSubmit

laboratory notebooks to the representative project among the bundled tasks

B) In the case of consecutive or similar projects, the Laboratory Notebook is submitted

to the representative research project by setting it as a bundled project. In this

case, other assignments that are tied will be treated as submissions.

4) How to change the research director

A) You can get approval from the research director, but if you want to change to a

supervisor, you can change it through the [Search] button.

B) If the research director or supervisor retires, it is possible to change to the

laboratory notebook manager', but may be 'rejected' depending on the reason or

the status of the research project.

5) Precautions when applying for the reason for statement failure

A) If there is separate main recorder in the participation project and so you select a

reason, 'I am a research support member and main recorder remains' you must

obtain the approval of the main recorder.

B) Graduates and retirees cannot be set as the main recorder, and in this case, they

must select 'Other' and record the main recorder information in detail.